PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS


COMPENDIO

 

Organización de documentos

La organización de documentos es el proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos del Seguro Social de Salud, con la finalidad de tener un archivo organizado y de fácil acceso a la información.

 

. Clasificar

La clasificación de documentos es la acción de separar o dividir los documentos, respetando las unidades orgánicas.

 

. Ordenar

El ordenamiento de documentos es la acción de unir y relacionar los documentos por un sistema conveniente (alfabético, numérico, cronológico o mixto).

 

 

. Signar

La signatura de los documentos es la acción de asignar al documento una codificación para su debida identificación.

Descripción documental

La descripción documental es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos. Para ello, se utilizan instrumentos descriptivos como inventarios, guías y catálogos que son medios que permiten conocer, localizar y controlar los documentos que produce una unidad orgánica.

Selección documental

La selección documental es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales para predeterminar los períodos de retención, orientadas a la transferencia y eliminación de documentos, en base a lo dispuesto en el Programa de Control de Documentos.

 

– Transferencia de documentos

La transferencia de documentos es una acción mediante el cual el archivo transfiere sus documentos hacia otro archivo de mayor capacidad, respetando el periodo de retención.

– Eliminación de documentos

La eliminación de documentos es la acción mediante el cual el Archivo General de la Nación o Archivos Regionales autoriza la eliminación de documentos innecesarios cuyo periodo de retención ha concluido, no debiendo conservarse en la Entidad.

Conservación de documentos

La conservación de documentos es un proceso técnico archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y texto de los documentos a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

Servicio archivístico

El servicio archivístico es un proceso técnico archivístico que consiste en poner a disposición de los usuarios los documentos con fines de información, satisfaciendo la demanda de información.

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