INSTRUMENTOS DE GESTIÓN EN MATERIA DE ARCHIVOS

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN EN MATERIA DE ARCHIVOS

 

Programa de Control de Documentos

El Programa de Control de Documentos es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación. Este instrumento de gestión en materia de archivos consiste en tres formularios:

 

- Inventario de Series Documentales (ver formulario)

Formulario que se utiliza para describir las series documentales de una unidad orgánica, describiendo los datos generales, la descripción de la serie documental y su base legal de corresponder y sus plazos de retención. Los integrantes del Comité de Evaluación de Documentos deberán refrendar cada una de ellas. Su elaboración y actualización demanda tiempo.

 

- Tabla General de Retenciones (ver formulario)

Formulario que se utiliza para registrar las series documentales que integran un asunto principal, identificando el código respectivo y sus plazos de retención. Su elaboración está basada en los inventarios de series documentales, no demanda mucho tiempo.

 

- Índice Alfabético de las Series Documentales (ver formulario)

Formulario que se utiliza para registrar en su totalidad y en orden alfabético todas las series documentales de la entidad, considerando el asunto principal y su código.

Formulación del Programa de Control de Documentos

(Sede Central – ESSALUD)

Inventario de Series Documentales

Tabla General de Retenciones

Índice Alfabético de las Series Documentales

Ver conformación del CED de la Sede Central

 

Ver cronograma de visitas de la Sede Central

Ver formulario para levantamiento de información

 

Cuadro de Clasificación

Un cuadro de Clasificación es un instrumento que ayuda a identificar las series documentales de una entidad. Esta es elaborada por el Archivo Central y Archivo Desconcentrado de acuerdo a la estructura orgánica de la cual dependen dentro del Seguro Social de Salud


Ver el Cuadro de Clasificación de Documentos del Archivo Central

Plan Anual del Órgano de Administración de Archivos

Es un instrumento de gestión archivística que orienta el desarrollo óptimo de las actividades archivísticas en las entidades de la Administración Pública. Asimismo, permite unificar criterios para el proceso de formulación, ejecución y evaluación de los Planes de Trabajo de Archivos de las Entidades de la Administración Pública, de acuerdo a la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI “Normas para la formulación y aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública”

 

En el caso del Seguro Social de Salud, se deben elaborar uno para el Nivel Central y otro por cada Nivel Desconcentrado.

 

Órgano de Administración de Archivos del Seguro Social de Salud

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos. e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el archivo General de la Nación.

 

Ver modelo del Plan Anual del Nivel Central

Ver modelo del cronograma de actividades

 

Órgano de Administración de Archivos Desconcentrados del Seguro Social de Salud

Son los encargados de las actividades archivísticas en los Órganos Desconcentrados a nivel regional zonal o departamental de organismos y reparticiones del Sector Público. Coordinará sus actividades con el Órgano de Administración de Archivos del nivel central y el Archivo Departamental (Regional) correspondiente y de no existir éste con el Archivo General de la Nación.

 

Ver modelo del Plan Anual del Nivel Desconcentrado

Ver modelo del cronograma de actividades

Asesoramiento y Asistencia Técnica en Archivos

En este parte le brindamos toda la ayuda profesional en materia de archivos para mejorar la gestión de los documentos en sus respectivos archivos. En este proceso se viene implementando en busca de la mejora del funcionamiento del Sistema de Archivos Institucional.

 

Para el año 2014 se ha planificado una serie de actividades para fortalecer la gestión y administración de archivos en la Sede Central, que viene realizándose conjuntamente con la realización del Programa de Control de Documentos.

Ver modelo de Supervisión y Asistencia Técnica a la Sede Central

 

Asimismo, se está planificando la visita anual a los Órganos Desconcentrados con la finalidad de brindar Asistencia Técnica y Supervisar la implementación y funcionamiento de los Archivos Desconcentrados del Seguro Social de Salud, de acuerdo a la evaluación de los diagnósticos situacionales que son remitidos a la Secretaria General.

 

Ver modelo de Diagnóstico Situacional para Archivos Desconcentrados

Ver carta circular de Supervisión y Asistencia Técnica



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